Faktury z KSeF w firmie: podział pracy i weryfikacja w KSEFBrowser

Po pobraniu faktury ktoś w firmie musi rozpoznać zakup, sprawdzić jego zgodność z ustaleniami i wskazać dalszy krok. Jeśli te informacje krążą osobno w poczcie, łatwo zgubić odpowiedzialność za dokument. Nasz KSEFBrowser łączy pobieranie faktur z KSeF z ich porządkowaniem i przekazywaniem pracownikom. Pomaga prowadzić kontrolę w jednym miejscu.

Zacznij od ustalenia, kto odbiera nowe faktury

KSEFBrowser umożliwia ręczne pobieranie dokumentów za wybrany okres oraz regularne pobieranie nowych faktur po włączeniu automatu. Do korzystania z aplikacji potrzebny jest klucz licencyjny AppsBusters i skonfigurowane połączenie z KSeF. Sposób uruchomienia opisuje centrum pomocy KSEFBrowser.

Przed pierwszym pobraniem wyznacz osobę, która sprawdza nowe dokumenty i porządkuje przypisania dostawców. Ustal również zastępstwo. Automatyczne pobranie oszczędza ręcznego sprawdzania nowych faktur, ale firma nadal potrzebuje osoby odpowiedzialnej za ich dalszą obsługę.

Grupa faktury i status opisują różne rzeczy

Program ma grupy Kosztowe, Zakupowe i Do weryfikacji. Nowe dokumenty czekają na rozpoznanie w grupie Do weryfikacji. Własne statusy pozwalają dopisać etap pracy, np. „Sprawdzić dostawę” albo „Wyjaśnić z dostawcą”. Nazwy i ich znaczenie ustalasz dla swojego zespołu.

Przyjmij jedną regułę dla każdej etykiety. Jeżeli „Sprawdzona” oznacza zgodność kwot z zamówieniem, niech wszyscy stosują ją dopiero po tej kontroli. Potwierdzenie otrzymania towaru może wymagać informacji od innej osoby. Rozpisanie tych warunków ułatwia zrozumienie listy także podczas zastępstwa.

Przypisz dostawców i sprawdź widoczność

Kontrahenta można przypisać pracownikowi, aby jego faktury trafiały do właściwej osoby. Administrator zarządza konfiguracją i pobieraniem. Kierownik może przeglądać pracę szerzej, a zwykły pracownik widzi faktury swoich kontrahentów. Szczegóły i wyjątki przedstawia opis ról i uprawnień.

Dokumenty od nieprzypisanego kontrahenta wymagają uwagi administratora lub kierownika. Dodaj ich przegląd do codziennej rutyny. Osobno sprawdź kontrahentów poufnych: ich dane są dostępne tylko właścicielowi konta firmy, a poufność ma pierwszeństwo przed przypisaniem do pracownika.

Zapisuj ustalenie tam, gdzie jest dokument

Przy fakturze można prowadzić wątek notatek z autorem i datą. Zapisuj konkretny wynik: czego brakuje, kto sprawdza sprawę i kiedy należy do niej wrócić. Krótkie „czekamy” niewiele powie osobie przejmującej dokument po kilku dniach.

Notatki KSEFBrowser są wewnętrzne. Nie trafiają do dostawcy, KSeF ani pobieranego PDF lub XML. Jeśli ustalenie wymaga kontaktu z kontrahentem, wyślij wiadomość odpowiednim kanałem i dopisz przy fakturze rezultat rozmowy.

Sprawdź działanie procesu na kilku różnych fakturach

Wyszukiwarka i filtry pomagają wrócić do wybranego dokumentu. Po pobraniu pełnych danych można zapisać XML lub PDF. Instrukcja listy faktur pokazuje dostępne sposoby przeglądania.

• Sprawdź fakturę stałego dostawcy i dokument od nowego kontrahenta.
• Potwierdź, kto widzi fakturę po przypisaniu i przekazaniu.
• Przejdź sprawę wymagającą wyjaśnienia, z notatką i uzgodnionym statusem.
• Ustal, jakie dane i potwierdzenia otrzymuje później księgowość.

Zacznij od faktur obsługiwanych przez więcej niż jedną osobę.

Na rozmowę z AppsBusters przygotuj listę osób, podział dostawców i obecny obieg faktury. Skontaktuj się z nami, aby dobrać konfigurację KSEFBrowser do sposobu pracy Twojej firmy.