Dane firmy po NIP w Sellasist: jak przygotować automatyczne pobieranie z GUS

Przy zamówieniach firmowych przepisywanie nazwy i adresu zajmuje czas oraz utrudnia utrzymanie jednolitych danych. Aplikacja AppsBusters pobiera dane firmy z GUS na podstawie NIP wpisanego w Sellasist. Zanim uruchomisz automat, określ, które informacje mają zostać uzupełnione i kiedy zamówienie może przejść dalej.

Co robi integracja

Dane klienta z GUS do Sellasist automatycznie uzupełnia lub poprawia dane firmy w zamówieniu. Może zmienić status po udanym pobraniu i zapisać informację o wykonaniu w polu dodatkowym. Pracownik ma wtedy ślad, że pobranie nastąpiło.

Odczyt danych firmy to jeden etap obsługi. Osobno należy ustalić wymagania wobec dokumentu sprzedaży, płatności i wysyłki. Sam poprawnie rozpoznany NIP nie oznacza, że całe zamówienie jest już gotowe do realizacji.

Rozdziel dane nabywcy i adres dostawy

Przykład: spółka zamawia towar do oddziału, a dane do faktury wskazują siedzibę. Firma ma zostać rozpoznana po NIP, natomiast paczka musi trafić pod adres wskazany do doręczenia. Podczas próby sprawdź obie grupy danych oddzielnie. Dane do faktury powinny wskazywać właściwego nabywcę, a adres dostawy — miejsce doręczenia. Nie muszą być jednakowe.

Zbierz kilka prawidłowych zamówień od firm, które już obsługujesz, oraz przypadek z brakującą nazwą. Na próbce ustalisz, czy po uzupełnieniu pracownik widzi komplet informacji i czy dane potrzebne do wysyłki pozostają prawidłowe.

Zaprojektuj status po udanym pobraniu

Nazwij status tak, aby opisywał wykonaną czynność. Jeżeli oznacza tylko sprawdzenie danych firmy, nie powinien sugerować zaksięgowanej wpłaty ani zakończenia weryfikacji całej sprzedaży. Uzgodnij jego znaczenie z osobą wystawiającą dokumenty i z magazynem.

Sprawdź, jakie inne automaty reagują na zmianę tego statusu. W próbie obserwuj nie tylko pola klienta, ale również następny krok: wystawienie dokumentu, przekazanie do integratora lub rozpoczęcie pakowania. Włączenie pojedynczej reguły potrafi uruchomić dalszy ciąg istniejącego procesu.

Jak odebrać konfigurację

• Sprawdź prawidłowy NIP i brakujące dane firmy.
• Sprawdź zamówienie z innym adresem dostawy.
• Sprawdź brak NIP-u i błędny numer, bez zakładania z góry konkretnego rezultatu.
• Potwierdź zapis informacji w wybranym polu dodatkowym.
• Potwierdź status po udanym pobraniu i zachowanie przy braku danych.

Przy numerze, dla którego nie udało się pobrać informacji, pracownik powinien wiedzieć, gdzie szukać przyczyny i kto ma wyjaśnić zamówienie. Nie zakładaj, że automat poprawi każdą pomyłkę wpisaną przez kupującego. Warto przygotować osobną kolejkę do kontroli takich sytuacji.

Pomiar, który ułatwia ocenę

Przez kilka dni zapisuj, ile zamówień wymagało ręcznego uzupełnienia danych i dlaczego. Oddziel brak numeru, pomyłkę klienta i problem z pobraniem. Taki podział pokaże, czy trzeba zmienić formularz, konfigurację czy sposób obsługi wyjątków.

Nie oceniaj rezultatu wyłącznie po liczbie zmienionych statusów. Wybierz kilka zamówień i przejdź je od danych klienta do dokumentu. Zespół powinien potrafić wyjaśnić, skąd pochodzą informacje i na jakim etapie pojawiły się w zamówieniu.

AppsBusters pomoże dopasować tę automatyzację do istniejących reguł Sellasist. Przygotuj opis statusów, nazwę pola na rezultat i przykłady typowych zamówień firmowych. Szczegóły znajdziesz na stronie aplikacji.