Excel i Subiekt GT: jak przygotować import oraz sprawdzić wynik w SGTools

Lista towarów od dostawcy, poprawione dane kontrahentów albo pozycje dokumentu często przychodzą w arkuszu. Ręczne przepisanie ich do Subiekta GT oznacza powtarzanie tej samej pracy. Nasz SGTools obsługuje import danych z pliku Excel lub CSV oraz eksport towarów i kontrahentów. Przed użyciem warto określić, jakie dane mają się zmienić i jak rozpoznasz poprawny wynik.

Dobierz właściwy zakres operacji

Publiczna pomoc SGTools opisuje import kartotek towarowych, kontrahentów, pozycji do istniejącego dokumentu oraz składników kompletu. To ważne rozróżnienie: dogranie pozycji dokumentu wymaga wskazania dokumentu, a składniki kompletu wymagają wcześniej istniejącej kartoteki kompletu.

Zapisz cel jednym zdaniem, np. „uzupełniamy kody kreskowe dla towarów wskazanych symbolem”. Przygotuj plik zawierający tylko dane potrzebne do tej zmiany. Łatwiej skontrolować rezultat kilku świadomie wybranych kolumn niż szerokiego arkusza, którego część pochodzi ze starego zestawienia.

Przygotuj dostęp do Subiekta i Sfery

Import działa przez Sferę GT i podlega jej sprawdzaniu danych. Potrzebujesz zainstalowanego Subiekta GT, licencji Sfery, zgodnych wersji oraz odpowiednich uprawnień. Eksport korzysta bezpośrednio z bazy. Instrukcja połączenia rozdziela test bazy od połączenia ze Sferą.

Jeśli firma ma kilka podmiotów, przed próbą potwierdź nazwę właściwej bazy. Ustal także, kto wykonuje kopię i kto sprawdza jej odtworzenie. Te przygotowania są szczególnie istotne, gdy zmiana obejmuje dużą część kartoteki używanej przez inne stanowiska.

Wybierz klucz, który rzeczywiście identyfikuje rekord

Towary można rozpoznawać po symbolu, EAN lub identyfikatorze, a kontrahentów po symbolu, NIP lub identyfikatorze. Przed importem porównaj wybrany klucz w pliku i Subiekcie. Sprawdź powtórzenia oraz przypadki, w których wiersz nie ma identyfikatora. Sama zgodność nazwy produktu może być myląca przy podobnych wariantach.

Jeżeli celem jest poprawa kodów kreskowych, nie wybieraj jednocześnie EAN jako wartości służącej do odnajdywania towaru. Pomoc SGTools wskazuje w takim przypadku użycie symbolu. Odpowiedzi na częste pytania wyjaśniają tę zależność.

Ustal znaczenie pustych komórek

Pusta komórka pozostawia dotychczasową wartość pola. Wpis NULL służy do jej wyczyszczenia; pól kluczowych nie można w ten sposób usuwać. Przed przekazaniem arkusza do importu poinformuj o tej zasadzie osobę, która go przygotowuje.

W mapowaniu połącz kolumny z właściwymi polami Subiekta. Następnie obejrzyj podgląd kilku różnych wierszy: kartoteki nowej, istniejącej i wymagającej poprawki. Wybierz świadomie, czy istniejące rekordy mają być aktualizowane czy pomijane. Dodatkowe opcje czyszczenia dotychczasowych danych wymagają osobnej decyzji. Przebieg operacji opisuje instrukcja importu.

Sprawdź zaimportowane dane

SGTools zapisuje rekordy osobno. Błąd w jednym wierszu nie wycofuje wcześniej zapisanych danych i nie ma wspólnego cofnięcia całej operacji. Wykonaj kopię bazy przed importem. Po zakończeniu zachowaj raport z wynikami wierszy i sprawdź wybrane kartoteki bezpośrednio w Subiekcie.

Zacznij od niewielkiej partii, a dopiero po jej sprawdzeniu przejdź do pełnego zakresu. Przy błędach ustal, które rekordy są już zapisane, zanim przygotujesz ponowne wgranie. Taki odbiór pozwala powiązać plik wejściowy, raport i faktyczny stan kartoteki.

Chcesz wykorzystać SGTools przy porządkowaniu danych? Napisz do AppsBusters z wersją Subiekta GT, rodzajem danych i opisem oczekiwanej zmiany. Potwierdzimy zakres odpowiedni dla Twojego przypadku oraz aktualne warunki udostępnienia programu.